Si un stagiaire achète un abonnement de saison pour se déplacer en transports en commun ou en services publics, l’employeur doit prendre en charge une partie des frais de déplacement du stagiaire entre son lieu de résidence habituel et son lieu de travail.
La prise en charge est fixée à 50% du prix de l’abonnement utilisé, sur la base du tarif 2ème classe.
En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, le remboursement total ou partiel des frais de carburant concerne les stagiaires dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est hors de la région ou dont l’utilisation du véhicule est nécessaire pour les heures de travail. Cette assurance est facultative, mais si elle est mise en place par l’employeur, elle doit bénéficier à tous les stagiaires dans les mêmes conditions.
Pour pouvoir bénéficier de son remboursement partiel, le stagiaire doit en faire la demande écrite à son employeur.
Honoraires professionnels
Les honoraires professionnels correspondent aux sommes versées d’avance par les stagiaires ou absorbées dans le cadre de l’exécution de leurs contrats de travail. Ils doivent être nécessaires à leurs activités professionnelles.
Les dépenses professionnelles peuvent être les transports (avion, train, taxi), les déplacements (frais kilométriques, nuits d’hôtel) et les repas, mais aussi les documents, les vêtements, le télétravail ou encore les frais de déménagement. Ne faisant pas partie de la rémunération, ils ne paient ni cotisations sociales ni impôt sur le revenu. Les honoraires professionnels ne sont pas des avantages en nature, tels que la mise à disposition d’un logement ou d’une voiture de société, qui constituent un complément de rémunération mais font l’objet d’un honoraire. Les modalités de remboursement des frais peuvent être précisées dans le contrat de travail ou le manuel d’instructions de l’entreprise.
A noter : Les dépenses lors de l’utilisation d’un véhicule privé pour se rendre du domicile au travail ou lorsque le stagiaire prépare lui-même son déjeuner dans les locaux ne sont pas considérées comme des dépenses professionnelles.
Remboursement des honoraires professionnels
Le remboursement des honoraires professionnels peut se faire par le remboursement direct des frais réels sur justificatifs (factures, notes de frais) ou par le versement d’indemnités forfaitaires régulières ou occasionnelles.
Les remises ponctuelles s’appliquent généralement aux dépenses récurrentes (comme dans le cas des vendeurs), mais sont limitées à un montant annuel fixé par l’administration fiscale et varient en fonction de la nature de la dépense. L’employeur n’a pas à justifier les dépenses, mais il doit être en mesure de démontrer que les dépenses sont nécessaires à l’activité professionnelle. En revanche, les dirigeants d’entreprise ne peuvent bénéficier d’une indemnité forfaitaire.
Il n’y a pas de limite annuelle au remboursement effectif, tant qu’il est à la charge du stagiaire, qui est contraint de supporter ces frais supplémentaires et qui est en mesure de produire des justificatifs.
Comment demander le remboursement des honoraires professionnels ?
Les honoraires professionnels sont généralement remboursés et approuvés par l’employeur ou son chef de service, il suffit d’envoyer sa documentation au service de la comptabilité ou des ressources humaines pour recevoir le remboursement sur son compte (ou rapport). Mais il peut arriver que ses frais soient oubliés ou ne soient pas intégralement remboursés. Dans ce cas, il faut alerter l’employeur.
Pour cette raison, nous vous recommandons d’utiliser ce modèle d’attestation pour le remboursement des frais professionnels (transports etc…), que vous pouvez facilement ajuster. Vous ne devriez pas oublier d’envoyer les pièces justificatives originales et d’en garder une copie pour vous.
